Tidspunkt
Møtet gjennomføres onsdag 31. mai.
Sted
Kulturhuset på Tyristrand.
Hybridmøte
Årsmøtet gjennomføres som et hybridmøte, dvs. at medlemmer kan velge mellom fysisk oppmøte eller å delta digitalt f.eks. fra eget hjem. Vi ber om at så mange som mulig deltar digitalt, det vil gjøre det enklere å gjennomføre årsmøtet på en effektiv måte.
Innkommende saker
Frist for innkommende saker er 31. mars.
Husk at saken bør beskrives med forslag til vedtak som det blir enkelt å stemme over, for eller imot. Lag korte konkrete saker.
Årsmøteheftet
Årsmøteheftet legges ut på TVV sin hjemmeside og en papirutgave kan hentet ved vårt kontor på Skjærdalen 2, fra 5. mai.
Mer info om hybridmøte
For raskere gjennomføring av årsmøtet ber si så mange som mulig stemme digitalt.
Digital møtedeltagelse skjer via Teams. Det tildeles mulighet for å lytte fra møtet, men ikke tale tilbake. Eventuelle spørsmål eller innspill til årsmøtet stilles via en chatetjeneste. En person fra valgkomiteen har ansvaret for chaten og vil be om ordet på vegne av medlemmer som deltar digitalt. Andre spørsmål kan besvares direkte i chaten.
Registrer din e-postadresse
Alle som ønsker delta ved digital avstemming, må ha en registrert e-post hos TVV. Er du usikker på om vi har din e-postadresse ta kontakt med administrasjonen innen utgangen av april.
Forhåndsstemming
Det åpnes for forhåndsstemming i perioden fra 5.mai til 25.mai. I dette tidsrommet kan du kontakte administrasjonen for bistand ved for eks. ned lasting av link, registrering og gjennomgang av hvordan man deltar digitalt både for eventuell forhåndsstemming eller på møtedagen. Samt andre spørsmål eller utfordringer vedrørende digital avstemming. Det legges ut en veileder for elektronisk årsmøte på vår hjemmeside 5.mai.
Vi oppfordrer alle som mottar e-post med link om å laste ned og registrere seg i tidsrommet 05.05. – 25.05. Hjelp til digital avstemming kan vi dessverre ikke bistå med på årsmøtedagen.
Manuell avstemming
Ved fremmøte må du registrere deg og eventuell fullmakt manuelt. Du vil da få utdelt stemmesedler til hver sak. NB ta med penn. I alle beslutningssaker må stemmesedler leveres, så lenge du ikke stemmer blankt. En person samler inn alle stemmesedler fra salen og registrerer. Dersom du vil stemme blankt lar du være å avgi stemme, det er mulig å bare stemme på enkelte saker.
Dersom du vil forlate møtelokalet før møtet er avsluttet, legger du fra deg resterende stemmesedler ved kontrollområdet når du går.
Hemmelig avstemming
Det er en konsekvens av hybridmøte at det ikke blir mulig med hemmelig avstemming, fordi vi må kontrollere at ingen stemmer både fysisk og digitalt i samme sak. Det er kun de som registrerer stemmegivingen som kan se hvem som stemmer og de har signert taushetserklæring. Hver sak lukkes etter avgitt og registrert stemming, resultatet vises uten navn (kun antallet for, mot og blankt).
Fullmakt
Du har lov å delta med en fullmakt. Fullmakterklæringen skal være skriftlig, signert, datert og inneholde følgende informasjon: navn på medlem, adressen det gjelder og e-postadresse (dersom personen har e-post). Du vil da få utdelt fysiske stemmesedler. Dersom personen du har fått fullmakt av har registrert seg digitalt (deltar digitalt) eller har avgitt forhåndsstemmer digitalt, kan ikke fullmakten godkjennes.
Benkeforslag
Ved benkeforslag vil forhåndsstemmer bli liggende på den/ de personer som ble foreslått ved innkallingen.
Det er kun avgitte stemmer som følger møtet, enten fysisk i salen eller digitalt som kan bli registrert på benkeforslaget.
Oppmøte 30 min før for de som skal avgi stemme manuelt
Dørene åpnes 1 time før møtestart. Skal du stemme fysisk eller har med fullmakt ber vi deg møte opp senest 30 min før møtestart for registrering. Dersom du skal avgi stemme digitalt må du være pålogget før møtet starter. Vi oppfordrer deg til å komme tidlig, ta deg en kopp kaffe og en hyggelig prat før møtet starter. Kommer du etter møtestart vil du ikke bli registrert og heller ikke kunne motta stemmesedler.
Styre